Gérer les avantages en nature liés aux nouvelles technologies

Dans un monde de haute technologie, il n’est pas rare que l’entreprise mette à disposition de ses salariés des outils de nouvelles technologies à des fins professionnelles. Ces outils ont la particularité de pouvoir être utilisés aussi bien dans la sphère professionnelle que la sphère privée.

Dès lors, comment doit-on traiter ces avantages en nature ?

La mise à disposition d’outils de nouvelles technologies aux salariés donne lieu, en principe, à la constatation d'un avantage en nature soumis à cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu.

Nous verrons que certaines tolérances, exceptions, sont possibles.

Lorsque l'avantage en nature est avéré, l'entreprise doit l’évaluer en s'appuyant soit sur la valeur des dépenses réellement engagées, soit sur une base forfaitaire.

Si le salarié participe financièrement à cet avantage en nature, il en est tenu compte dans le calcul.

La mise à disposition permanente d’un outil NTIC (Nouvelles Technologies d’Information et de Communication) à un salarié pour son activité professionnelle génère, de facto, un avantage en nature.

L’avantage en nature est implicite chaque fois que les circonstances de fait permettent au salarié de l'utiliser à titre privé et donc en dehors du temps de travail (c'est cette part d'utilisation privée qui constitue l'avantage en nature).

La constatation d'un avantage en nature a deux conséquences importantes :

• du point de vue du salarié, cet avantage en nature est soumis à cotisations salariales et imposable à l'impôt sur le revenu,
• pour l'entreprise, le montant correspondant à cet avantage est assujetti aux cotisations sociales.

Par tolérance ou par exceptions, il est possible de ne pas être soumis à un avantage en nature. Il s’agit de :

L’utilisation raisonnable

L'administration tolère qu'aucun avantage en nature (AVN) ne soit retenu si l'utilisation des outils de nouvelles technologies est raisonnable pour la vie quotidienne d'un salarié et son emploi justifié par des besoins ordinaires de la vie professionnelle.

Exemples : Dans le cas d'un smartphone mis à disposition d'un salarié : les appels de courte durée au domicile ne seront pas retenus.
Dans le cas d'une tablette tactile ou d'un ordinateur portable mis à disposition d'un salarié : les consultations brèves de serveurs pratiques n’entraîneront pas la mise en place d’un avantage en nature.

Du document écrit

L'avantage doit aussi être négligé si :

• un document mentionne que les matériels, logiciels, abonnements et temps de connexion consentis par l'employeur sont destinés à l'usage professionnel,
• à défaut, si l'utilisation des technologies par le salarié découle d'obligations ou de sujétions professionnelles (notamment : possibilité, à tout moment, d'être joint, de recevoir ou d'émettre des informations) (circ. DSS 2003-7 du 7 janvier 2003).

Si un document écrit mentionne l'usage privé, l'avantage en nature est dû sur cet usage privé. A contrario, s'il indique que les matériels sont toujours destinés à l'usage professionnel, l'avantage ne peut pas être retenu.

Synthèse de l’application d’un avantage en nature s'il existe un document écrit :

• soit il mentionne la réalité de l'usage privé : ce dernier représente alors un avantage en nature à soumettre à cotisations,
• soit il indique que ces matériels sont toujours destinés à l'usage professionnel : il ne peut alors y avoir assujettissement à cotisations.

Synthèse lorsqu'il n'y a pas de document écrit (circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 23) :

• s'il y a utilisation raisonnable seulement, il n'y a pas assujettissement,
• si une utilisation privée au-delà de cette utilisation raisonnable est attestée par des factures détaillées, il y a avantage en nature soumis à cotisations,
• s'il peut être démontré que l'utilisation découle d'obligations ou de sujétions professionnelles, il n'y a pas assujettissement.

L’avantage en nature est avéré, comment l’évaluer ?

L'entreprise, c'est-à-dire l'employeur, peut, sur option, évaluer l'avantage :

• soit sur la base des dépenses réellement engagées,
• soit sur la base d'un forfait en pourcentage du coût d'achat de ces outils ou, le cas échéant, de l'abonnement toutes taxes comprises.

L'employeur peut, en fin d'exercice, réviser l'option pour l'année entière écoulée, salarié par salarié. Il doit prendre sa décision en fin d'année, lors de l'établissement de la DADS.

• Évaluation sur la base des dépenses réelles

Dans cette hypothèse, la présentation des factures justifiant le temps passé pour l'utilisation privée suffit.
Si l'employeur ne peut pas prouver les dépenses réellement engagées, ce sont les forfaits qu'il convient d'appliquer.
Si l'employeur fabrique ou fournit lui-même le produit, il doit prendre en compte la remise dont aurait bénéficié le salarié en cas d'achat (circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 24).

• Évaluation forfaitaire de l'avantage en nature

L'avantage en nature déterminé par l'usage privé des outils NTIC est calculé annuellement sur la base forfaitaire de 10 % de son coût d'achat public, TTC.
En cas de mise à disposition en cours d'année, l'évaluation doit être proratisée en fonction du nombre de mois de mise à disposition (1 mois incomplet est pris en compte pour 1 mois intégral).

• Évaluation de l'avantage en cas de participation financière du salarié

Si le salarié participe au financement de l'AVN, l'évaluation de l'avantage tient compte de cette participation. Il faut alors calculer l'avantage tel qu'il figurerait dans le haut de la fiche de paie (circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n° 60).
Source RF-FH3414

Rédacteur :

Eric FLAMENCOURT
Expert-Comptable associé