• Vous émettez une facture au format pdf non signé

Elle est considérée comme étant une facture papier.

Pour qu’elle soit considérée comme un original, il faut conserver une piste d’audit fiable et documentée (bon de commande, avis d’expédition, de livraison, etc…).

Vous devrez conserver l’ensemble de ces informations sous forme électronique pendant 3 ans et sur tout support pour les trois années suivantes.

Attention : le réceptionnaire de cette facture devra :

• sécuriser la réception de cette facture pdf non signée par des contrôles établissant une piste d’audit fiable.

• conserver cette facture et l’ensemble des documents de la piste d’audit fiable pendant 3 ans sous forme électronique.

N.B. : vous devrez conserver 10 ans toutes vos pièces pour respecter la loi comptable.

• Vous émettez une facture au format pdf signé (pdf authentifié par une signature électronique qualifiée - norme eIDAS)

Vous n’avez plus de piste d’audit à établir et à conserver. Cela simplifie grandement votre circuit administratif.

Vous devez conserver obligatoirement les factures électroniques signées sous forme électronique et obligatoirement les conserver en France ou sur un territoire lié par une convention fiscale. 

Elles devront être accessibles immédiatement dans le cadre d’un contrôle fiscal.

Attention : le réceptionnaire de la facture électronique signée n’est pas obligé de l’accepter. Cependant s’il règle la facture, cela vaut acceptation.

Remarque : si vous acceptez les factures électroniques signées, il vous appartient de vérifier la signature électronique et le certificat de la facture reçue.

• Vous optez pour l’EDI

Il vous faudra conserver électroniquement tous les fichiers reçus dans leur format d’origine avec le même degré d’exigence que la facture électronique signée. 

Nouveautés 2017

Vous avez la possibilité de numériser les factures papier reçues et de les conserver électroniquement.

Attention, la numérisation des factures doit respecter le cahier des charges de l’Administration. Il ne s’agit pas d’une simple numérisation réalisée par votre photocopieur !

La copie numérique fiscale doit :

• garantir une reproduction à l’identique (image, contenu, couleur)

• ne pas faire l’objet de traitement de l’image

• s’opérer sans perte en cas de recours à la compression de fichiers.

Pour conserver cette copie numérique, il faudra la gérer sous forme de pdf ou pdf A13 et devra être assortie soit :

• d’un cachet serveur* (eIDAS qualifié)

• d’une empreinte numérique

• d’une signature électronique RDS* (eIDAS qualifié)

• d’un dispositif sécurisé fondé sur un certificat délivré par une autorité figurant sur la liste de certification française (Trust Service Status List - TSL)

et devra être horodatée au moyen d’une source d’horodatage interne.

Attention : La copie numérique civile est encore plus contraignante, or c’est cette dernière qui vous permettrait de supprimer l’original papier.

En conséquence, nous vous recommandons de ne pas supprimer la facture papier et de la conserver pendant 10 ans.

Nous vous tiendrons informés des précisions apportées par l’administration fiscale.

Notre conseil concernant l’utilisation de la facture électronique signée

• Indiquer sur la facture ou dans vos conditions générales de vente le mode d’émission de la facture,

• Réfléchir avant de payer une facture reçue électroniquement : le règlement de cette dernière vaut acceptation de la réception de la facture électronique,

• Conserver la facture reçue dans son format original : ne pas imprimer une facture reçue électroniquement.

• Opter pour la facture électronique signée. Les avantages sont nombreux et simplifient l’administratif de votre entreprise. Vous pouvez ainsi continuer à envoyer vos factures par mail en toute légalité et vous gérerez du même coup les factures à destination des organismes publics.